![Commvault]()
‘Melihat cahaya’: bagaimana alat penganalisa file bisa mengeluarkan cahaya dari ‘dark data’
Dark data merupakan istilah yang relatif baru di industri, didefinisikan oleh Gartner sebagai “aset informasi yang dikumpulkan, diproses, dan disimpan organisasi ketika melakukan aktivitas bisnis regular, tetapi umumnya gagal digunakan untuk keperluan lain (misalnya, analitis, hubungan bisnis, dan monetisasi langsung).” Hampir semua organisasi memiliki sejumlah dark data yang disimpan dalam ruang-ruang berdebu dan fasilitas penyimpanan off-site, tidak tercatat secara historis, tidak dikelola dan dianggap enteng. Meskipun begitu, saling berbagi informasi dengan analisis pada era modern ini membuat keberadaan dark data semakin merajalela; tren mobilitas berarti pengguna dapat membuat dan membagikan informasi menggunakan berbagai perangkat, termasuk smartphones, laptop dan tablet.
![Commvault]()
Banyak organisasi menemukan mereka kurang memiliki kebijakan dan teknologi yang dibutuhkan untuk mengelola data di luar data center korporat secara efisien. Selain itu, pertumbuhan data – dan terutama big data – menyebabkan perusahaan untuk akhirnya mulai memperhatikan masalah dark data, dan bukan hanya dengan mengekang biaya untuk penyimpanan yang meningkat. Hal ini terlebih benar untuk kawasan ASEAN, di mana 17% perusahaan akan menghadapi pertumbuhan data lebih dari 50% pada tahun 2014.
Pada artikel ini, Mark Bentkower, Director of Enterprise Solutions APAC, CommVault Systems, menjelaskan dampak bisnis positif bagi perusahaan dengan “melihat cahaya” yang tersimpan dari “dark data” mereka, dan bagaimana tantangan yang tampaknya tidak terduga itu dapat dikelola dengan menggunakan perangkat analisa file (FA) baru.
Melangkah masuk ke cahaya
Menghadapi dark data dapat cukup mengintimidasi – bahkan bagi para CIO yang paling ulung. Organisasi memiliki sangat sedikit kesadaran tentang lokasi, volume, komposisi, kepemilikan, risiko, dan nilai bisnis dari data yang tidak terstruktur tersebut.. Berdasarkan pada kompleksitas yang diasosiasikan dengan mengelola dark data, Gartner merekomendasikan bahwa “organisasi sebaiknya mereview ruang lingkup masalah data tak terstruktur mereka dengan menggunakan perangkat analisa file (FA) untuk memahami di mana dark data mereka berada dan siapa yang memiliki akses ke sana.” FA berbeda dengan perangkat pelaporan penyimpanan tradisional karena karena teknologinya tidak hanya melaporkan tentang atribut file sederhana, tetapi juga menyediakan informasi kontekstual yang penting; dengan kemampuan menganalisa, mengindeks, mencari, menelusuri, dan melaporkan tengan megadata file dan bahkan isinya.
Mengurangi Risiko dari yang tidak diketahui
Perangkat FA yang diaplikasikan pada dark data memberikan nilai bisnis dalam beberapa cara, salah satunya adalah dengan membantu organisasi mengurangi risiko. Dengan mengidentifikasikan file yang mana berada di mana, dan siapa yang memiliki akses, perangkat FA memperkenalkan elemen kontrol. Perangkat ini juga membantu organisasi membuat keputusan yang tepat seputar prioritas kebutuhan pengelolaan data tidak terstruktur untuk klasifikasi dan tata kelola informasi, menyediakan wawasan dalam pembuatan kebijakan retensi untuk pergerakan data. Banyak perangkat FA juga menawarkan kemampuan pelaporan yang membantu menentukan kebijakan retensi ini; menurut Gartner, “Nilai laporan dalam perangkat FA adalah bisa digunakan untuk menentukan kebijakan dan strategi pada area seperti akses, retensi dan lokasi.”
Biaya sesungguhnya dari menyimpan semuanya
Administrator IT seringkali kesulitan karena memiliki hampir tidak ada wawasan terhadap data apa yang sedang dibuat, kontrol yang terbatas tentang bagaimana informasi tersebut disimpan, dan hampir tidak ada pemahaman tentang nilai bisnisnya. Ketika dihadapkan pada tata kelola siklus informasi, lebih sering organisasi memilih untuk mengandalkan ruang penyimpanan dingin untuk menyimpan setiap data karena ketakutan bahwa mereka bisa saja membuang sesuatu yang berharga. Penelitian terbaru menemukan 69% perusahaan menyimpan data yang sama sekali tidak punya nilai terhadap organisasi. Ini berarti organisasi bisa saja menghabiskan hingga 20% anggaran tahunan mereka pada penyimpanan data yang tidak berguna, dengan hampir tidak ada ROI . Ketika dihadapkan pada tugas mengelola dark data berjumlah besar, perangkat FA memberi perusahaan informasi yang diperlukan untuk “membersihkan” warisan dan data saat ini, dengan mengidentifikasi data mana yang bisa dipindahkan ke penyimpanan yang lebih murah, dan yang mana yang dapat dihapus.
Menentukan nilai data bisnis
Kunci dalam memuaskan kebutuhan untuk menimbun informasi, serta memanfaatkannya untuk bisnis, adalah pertama-tama mengidentifikasi data apa yang memiliki nilai untuk bagian mana dalam organisasi, dan untuk berapa lama, sehingga dapat ditingkatkan. Begitu data dapat dievaluasi dan diindeks dengan tepat, organisasi dapat menentukan dengan lebih baik bagaimana dan di mana menyimpan data tersebut – baik di lokal, di cloud, atau menggunakan solusi kombinasi. Proses klasifikasi, yang dimampukan dengan perangkat FA, juga bisa mendukung strategi data yang baik dan digunakan untuk menegakkan kebijakan tata kelola informasi. Meskipun seperti yang ditekankan Gartner, kurang dari 1% organisasi mengelola data tidak terstruktur mereka saat ini, dan pada tahun 2018 angka itu diduga akan meningkat hingga 25% . Implikasi anggaran akan mendorong kebutuhan kebijakan manajemen data dan klasifikasi data. Klasifikasi otomatis akan memainkan peran integral yang meningkat dalam implementasi kebijakan klasifikasi data, yang pada akhirnya akan mengarah pada pendekatan yang lebih ramping dan penghematan.
Mendukung e-Discovery
Tanpa perangkat FA, akan sangat menguras tenaga untuk menyaring banyaknya informasi tidak relevan yang terdapat dalam dark data. Hal ini menghabiskan waktu dan anggaran pengelolaan IT, menyisakan lebih sedikit bandwidth untuk kebutuhan bisnis segera, atau membutuhkan respon dari pihak luar yang mahal. Perangkat FA pada akhirnya memungkinkan pencarian data yang lebih cepat. Pada lanskap korporasi, dimana risiko yang berhubungan dengan menemukan data yang dibutuhkan pada kejadian pelanggaran atau sebagai respon aksi hukum adalah signifikan, manfaat e-Discovery diharapkan dapat mendorong adopsi FA ketika perusahaan mulai memperhatikan dark data mereka.
Tantangan utama yang dihadapi organisasi dalam mengadopsi FA adalah mereka enggan untuk pada akhirnya berhadapan dengan jurang yang ditunjukkan oleh dark data. Tetapi manajemen IT harus ingat bahwa pada intinya, dark data menghadirkan kesempatan yang tidak dimanfaatkan, untuk mentransformasi bisnis, dan hal ini hanya bisa diwujudkan melalui kombinasi migrasi yang efisien, atau penghapusan, dan retensi konten yang tepat. Begitu proses ini dimulai, manfaatnya dapat terlihat secara langsung dari segi penghematan dan pengurangan sumber daya, begitu juga wawasan bisnis melalui proses e-Discovery. Perangkat FA dapat dan akan membantu organisasi mengambil tindakan terhadap dark data untuk “mengeluarkan cahaya” di dalamnya. Begitu kabar tersebar tentang ROI dari perangkat-perangkat ini, kita akan melihat lebih banyak lagi penggunaannya.
Banyak organisasi menemukan mereka kurang memiliki kebijakan dan teknologi yang dibutuhkan untuk mengelola data di luar data center korporat secara efisien. Selain itu, pertumbuhan data – dan terutama big data – menyebabkan perusahaan untuk akhirnya mulai memperhatikan masalah dark data, dan bukan hanya dengan mengekang biaya untuk penyimpanan yang meningkat. Hal ini terlebih benar untuk kawasan ASEAN, di mana 17% perusahaan akan menghadapi pertumbuhan data lebih dari 50% pada tahun 2014.
Pada artikel ini, Mark Bentkower, Director of Enterprise Solutions APAC, CommVault Systems, menjelaskan dampak bisnis positif bagi perusahaan dengan “melihat cahaya” yang tersimpan dari “dark data” mereka, dan bagaimana tantangan yang tampaknya tidak terduga itu dapat dikelola dengan menggunakan perangkat analisa file (FA) baru.
Melangkah masuk ke cahaya
Menghadapi dark data dapat cukup mengintimidasi – bahkan bagi para CIO yang paling ulung. Organisasi memiliki sangat sedikit kesadaran tentang lokasi, volume, komposisi, kepemilikan, risiko, dan nilai bisnis dari data yang tidak terstruktur tersebut.. Berdasarkan pada kompleksitas yang diasosiasikan dengan mengelola dark data, Gartner merekomendasikan bahwa “organisasi sebaiknya mereview ruang lingkup masalah data tak terstruktur mereka dengan menggunakan perangkat analisa file (FA) untuk memahami di mana dark data mereka berada dan siapa yang memiliki akses ke sana.” FA berbeda dengan perangkat pelaporan penyimpanan tradisional karena karena teknologinya tidak hanya melaporkan tentang atribut file sederhana, tetapi juga menyediakan informasi kontekstual yang penting; dengan kemampuan menganalisa, mengindeks, mencari, menelusuri, dan melaporkan tengan megadata file dan bahkan isinya.
Mengurangi Risiko dari yang tidak diketahui
Perangkat FA yang diaplikasikan pada dark data memberikan nilai bisnis dalam beberapa cara, salah satunya adalah dengan membantu organisasi mengurangi risiko. Dengan mengidentifikasikan file yang mana berada di mana, dan siapa yang memiliki akses, perangkat FA memperkenalkan elemen kontrol. Perangkat ini juga membantu organisasi membuat keputusan yang tepat seputar prioritas kebutuhan pengelolaan data tidak terstruktur untuk klasifikasi dan tata kelola informasi, menyediakan wawasan dalam pembuatan kebijakan retensi untuk pergerakan data. Banyak perangkat FA juga menawarkan kemampuan pelaporan yang membantu menentukan kebijakan retensi ini; menurut Gartner, “Nilai laporan dalam perangkat FA adalah bisa digunakan untuk menentukan kebijakan dan strategi pada area seperti akses, retensi dan lokasi.”
Biaya sesungguhnya dari menyimpan semuanya
Administrator IT seringkali kesulitan karena memiliki hampir tidak ada wawasan terhadap data apa yang sedang dibuat, kontrol yang terbatas tentang bagaimana informasi tersebut disimpan, dan hampir tidak ada pemahaman tentang nilai bisnisnya. Ketika dihadapkan pada tata kelola siklus informasi, lebih sering organisasi memilih untuk mengandalkan ruang penyimpanan dingin untuk menyimpan setiap data karena ketakutan bahwa mereka bisa saja membuang sesuatu yang berharga. Penelitian terbaru menemukan 69% perusahaan menyimpan data yang sama sekali tidak punya nilai terhadap organisasi. Ini berarti organisasi bisa saja menghabiskan hingga 20% anggaran tahunan mereka pada penyimpanan data yang tidak berguna, dengan hampir tidak ada ROI . Ketika dihadapkan pada tugas mengelola dark data berjumlah besar, perangkat FA memberi perusahaan informasi yang diperlukan untuk “membersihkan” warisan dan data saat ini, dengan mengidentifikasi data mana yang bisa dipindahkan ke penyimpanan yang lebih murah, dan yang mana yang dapat dihapus.
Menentukan nilai data bisnis
Kunci dalam memuaskan kebutuhan untuk menimbun informasi, serta memanfaatkannya untuk bisnis, adalah pertama-tama mengidentifikasi data apa yang memiliki nilai untuk bagian mana dalam organisasi, dan untuk berapa lama, sehingga dapat ditingkatkan. Begitu data dapat dievaluasi dan diindeks dengan tepat, organisasi dapat menentukan dengan lebih baik bagaimana dan di mana menyimpan data tersebut – baik di lokal, di cloud, atau menggunakan solusi kombinasi. Proses klasifikasi, yang dimampukan dengan perangkat FA, juga bisa mendukung strategi data yang baik dan digunakan untuk menegakkan kebijakan tata kelola informasi. Meskipun seperti yang ditekankan Gartner, kurang dari 1% organisasi mengelola data tidak terstruktur mereka saat ini, dan pada tahun 2018 angka itu diduga akan meningkat hingga 25% . Implikasi anggaran akan mendorong kebutuhan kebijakan manajemen data dan klasifikasi data. Klasifikasi otomatis akan memainkan peran integral yang meningkat dalam implementasi kebijakan klasifikasi data, yang pada akhirnya akan mengarah pada pendekatan yang lebih ramping dan penghematan.
Mendukung e-Discovery
Tanpa perangkat FA, akan sangat menguras tenaga untuk menyaring banyaknya informasi tidak relevan yang terdapat dalam dark data. Hal ini menghabiskan waktu dan anggaran pengelolaan IT, menyisakan lebih sedikit bandwidth untuk kebutuhan bisnis segera, atau membutuhkan respon dari pihak luar yang mahal. Perangkat FA pada akhirnya memungkinkan pencarian data yang lebih cepat. Pada lanskap korporasi, dimana risiko yang berhubungan dengan menemukan data yang dibutuhkan pada kejadian pelanggaran atau sebagai respon aksi hukum adalah signifikan, manfaat e-Discovery diharapkan dapat mendorong adopsi FA ketika perusahaan mulai memperhatikan dark data mereka.
Tantangan utama yang dihadapi organisasi dalam mengadopsi FA adalah mereka enggan untuk pada akhirnya berhadapan dengan jurang yang ditunjukkan oleh dark data. Tetapi manajemen IT harus ingat bahwa pada intinya, dark data menghadirkan kesempatan yang tidak dimanfaatkan, untuk mentransformasi bisnis, dan hal ini hanya bisa diwujudkan melalui kombinasi migrasi yang efisien, atau penghapusan, dan retensi konten yang tepat. Begitu proses ini dimulai, manfaatnya dapat terlihat secara langsung dari segi penghematan dan pengurangan sumber daya, begitu juga wawasan bisnis melalui proses e-Discovery. Perangkat FA dapat dan akan membantu organisasi mengambil tindakan terhadap dark data untuk “mengeluarkan cahaya” di dalamnya. Begitu kabar tersebar tentang ROI dari perangkat-perangkat ini, kita akan melihat lebih banyak lagi penggunaannya.